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Procesos de mejora continua en Logística

4 de julio de 2023

La mejora continua es una fórmula de gestión centrada, como indica su nombre, en procedimientos que permitan mejorar de una forma constante y sostenida en el tiempo los procesos, metodologías de trabajo y los propios productos o servicios de la empresa.


Inspirado originalmente en la filosofía Kaizen, que proviene de los términos japoneses kai o mejora, y zen o bienestar, hace referencia a todo proceso de mejora continua personal o, como en el caso que nos ocupa en una organización, en todos sus aspectos y bajo el principio de que con pequeños cambios o mejoras llevadas a cabo de forma permanente obtendremos cambios más relevantes a medio y largo plazo.


El objetivo es eliminar lo que se denominan “desperdicios”, entendiendo por tales, en el contexto de la empresa, fundamentalmente la utilización ineficiente del tiempo del personal o la maquinaria bien sea por metodologías ineficaces, redundancias, cuellos de botella en producción etc. pero también del espacio en relación con excesos de materias primas o productos terminados; centrándose en aquellos procesos que no aportan valor a nuestro cliente final y no sean estrictamente necesarios para ese cliente.


Así pues, descendiendo a nuestro sector, el proceso de mejora continua en logística se compone de las acciones y pasos que se dan para implantar la mejora continua, cuyos objetivos serán la mejora de nuestros productos y servicios actuando sobre:

 

  • La producción, evitando tanto sobreproducciones, como roturas de stocks.
  • El almacén, previniendo sobre-almacenajes, tanto de materias primas como de productos terminados y evitando obsolescencias.
  • El transporte de productos, tanto en lo que se refiere a intralogística como a la distribución externa, optimizando rutas y movimientos.
  • La metodología de trabajo, analizando y evitando acciones redundantes o esperas innecesarias, tanto de personas como de maquinaria, medios de manutención, etc. generando una cultura de procesos Pull Flow y Just in Time acompasando nuestros flujos a la demanda real, que viene determinada por el consumo y los pedidos en firme.
  • La calidad, con el objetivo de incrementar la satisfacción del cliente con un producto o un servicio óptimos.


Hay cuatro fases clásicas asociadas al proceso de mejora continua de procesos: “Planificar”, “Hacer”, “Verificar” y “Actuar” en un proceso iterativo y retroalimentado que denominamos ciclo PHVA, Ciclo de Deming o PDCA (Acrónimo de las palabras inglesas “Plan, Do, Check, Act”):

 

  • Planificar: Elaborar inicialmente un plan de cambio de algún proceso, identificando el objetivo principal del plan y buscando las fórmulas de mejora y formas de medir el éxito del cambio.
  • Hacer: Poner en marcha las acciones y modificaciones que se hayan decidido tras el análisis del proceso para lograr el objetivo previsto en el plan de cambio.
  • Verificar: Revisar las acciones y modificaciones implementadas durante la etapa anterior para comprobar que las mismas han cumplido el objetivo perseguido de mejora.
  • Actuar: Aplicar los cambios en todo el proceso si han sido efectivos o si, por el contrario, lo implementado en la fase de “Hacer” no ha tenido éxito pleno, analizar y realizar nuevos cambios hasta conseguirlo.



El proceso de mejora continua es una garantía de competitividad y productividad, supone una mirada global sobre el negocio y tiene en cuenta los resultados empresariales y la propia estrategia empresarial, pero también atiende a los empleados como promotores de ideas de mejora, los proveedores y por supuesto los clientes, valorándose sus opiniones y poniendo en marcha nuevos procesos de mejora a través de ellos.

 

La aplicación del proceso de mejora continua nos permitirá alcanzar los siguientes objetivos generales:


o  Reducción de costes: Eliminando ineficiencias en los procesos optimizaremos nuestros recursos humanos y materiales, logrando incrementar la productividad reduciendo los costes.

o  Mejora de la calidad: Identificando y detectando los problemas de calidad en nuestros productos o servicios, seremos capaces de mejorarla, lo que repercutirá en la satisfacción del cliente y en la imagen de marca de la empresa.

o  Fomento de la innovación: La mejora continua establece una nueva cultura de empresa promoviendo la generación de nuevas ideas y soluciones por parte de la plantilla cuyo éxito a su vez genera una mayor motivación para la experimentación y la innovación en toda la organización.

o  Aumento de la satisfacción de los clientes: Un mejor producto o servicio, como resultado del incremento de la calidad de los mismos mediante la mejora continua, aumentará la satisfacción de nuestros clientes. Adicionalmente, su participación en la mejora mediante sus aportaciones y sugerencias nos ayudará a entender mejor sus necesidades y, a la vez, fidelizarlos.

o  Aprovechamiento de los recursos: Tanto en tiempo como en espacio y no sólo desde el punto de vista de la optimización productiva de esos recursos, sino también del aprovechamiento de los recursos humanos como generadores de ideas de mejora.

o  Aumento de la productividad: Evidentemente, las mejoras en metodología de trabajo con la eliminación de tareas redundantes o innecesarias generan una mayor producción con menos recursos, lo que incrementará la productividad.

o  Incremento de la motivación de los empleados: al adoptar una mentalidad de mejora continua se fomenta una nueva cultura de colaboración de los empleados en la empresa en la que, haciéndolos copartícipes de los procesos de mejora, se incrementa su motivación y el compromiso con la compañía.

En definitiva, tal y como decíamos en el inicio de este blog, la implantación de una estrategia de mejora continua en el ámbito de la logística nos permitirá obtener grandes resultados a través de pequeños cambios en un proceso sostenido en el tiempo, que se visualizará en una reducción de los costes logísticos, mediante mejoras en el inventario, optimizando el stock de productos y el espacio asociado para su almacenaje; eliminando recorridos innecesarios en los procesos de preparación de pedidos y por tanto generando una optimización de los medios de manutención y humanos destinados a estas tareas; minimizando la generación de errores, lo que incide en la calidad del servicio al cliente final y, en definitiva, estableciendo una metodología de trabajo donde eliminemos aquellas partes del proceso que no generan valor en nuestro producto o servicio de cara al cliente final.


Los procesos de mejora continua han encontrado una razón más de utilidad en la aplicación a los nuevos procesos generados por el auge del eCommerce y los problemas generados por una logística inversa compleja, donde en ocasiones pequeñas correcciones metodológicas pueden suponer grandes beneficios.


Sin embargo, en cualquier empresa es inevitable encontrarnos con una importante resistencia al cambio y aunque, como escribió Masaaki Imai, el creador de la filosofía Kaizen “Todo el mundo tiene dos tareas. La primera es hacer su trabajo y la segunda es mejorar la forma de hacer su trabajo”, en muchas ocasiones la carga de trabajo diaria hace que esa segunda tarea relacionada con los procesos de mejora quede relegada o directamente ignorada.


Por ello puede resultar muy conveniente externalizar las funciones de dirección, coordinación y seguimiento de los procesos de mejora continua a través de empresas especializadas en logística como Dimensia, mediante fórmulas de prestación de servicios logísticos en la que, tanto de forma presencial como telemática, nuestros ingenieros dedican un número determinado de horas de trabajo -anuales o mensuales pactadas con la empresa- al análisis de procesos y elaboración de propuestas de mejora.


Este tipo de colaboración reúne dos ventajas, la primera es la garantía de que alguien se ocupa de manera dedicada y exclusiva al mantenimiento del proceso de mejora continua y la segunda es que se hace a través de un formato de bolsa de horas completamente flexible que puede utilizar la empresa con mayor o menor intensidad según sus necesidades, picos de demanda, proyectos de expansión, etc.


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