Externalizar la logística de una empresa a través de un Operador Logístico, es una decisión estratégica que puede aportar un beneficio significativo a la compañía que lo realiza. Sin embargo, el éxito de esta transición dependerá en gran medida de la correcta ejecución del proceso de elección del Operador Logístico, que debe efectuarse mediante un proceso ordenado y sistematizado de selección entre los diferentes proveedores existentes, mediante lo que se denomina “Tender Logístico”. Entre las grandes ventajas de la externalización de los servicios logísticos, figura la transformación de costes fijos en gastos variables, lo que redunda en un incremento de la flexibilidad operativa pudiendo añadir nuevos servicios según necesidades, y el aprovechamiento de las infraestructuras, la especialización y la capacidad de innovación de los grandes Operadores, que a su vez pueden mejorar, tanto nuestra capacidad de servicio como la imagen de la empresa. Pero lo que puede convertirse en un gran acierto, también puede convertirse en un clamoroso fracaso, si el proceso de externalización no se hace conforme a unas determinadas pautas, como las que expondremos a continuación. Y conviene recordar que, dado los necesarios periodos de amortización de las inversiones de los Operadores, estos procesos se licitan y contratan para periodos relativamente prolongados en el tiempo, lo que nos puede situar en un escenario de padecimiento de importantes problemas no deseados de entre tres y cinco años. Por tanto, para asegurarnos de tomar la decisión correcta, es esencial realizar nuestro Tender o concurso logístico de la manera más efectiva posible. Antes de lanzar el Tender, es fundamental definir claramente las necesidades logísticas de la empresa. Esto incluye determinar el volumen de palets o bultos de recepción que se manejarán, si hay que paletizar los bultos, el número de pedidos y líneas a preparar, el número de expediciones, la localización de las entregas y cualquier otro requerimiento específico del negocio de la compañía, tanto de intralogística como de transporte. Es importante señalar que cuanto más precisa sea la información que proporcionemos, más eficaz será el proceso de licitación. Para ello habrá que disponer también de un análisis de costes internos que nos permita tener una base sólida para la comparación, dado que podría ocurrir que la opción más adecuada para la empresa fuera no externalizar y permanecer realizando las labores de logística interna con recursos propios. Para hacernos una idea de la complejidad del proceso, un documento básico de Tender Logístico, como los elaborados por Dimensia, contiene unas 40 páginas, además de los correspondientes anexos, con inclusión de archivos para ser completados por la empresa, con más de 150 ítems cuantitativos y cualitativos sobre los que debemos pedir información a los diversos Operadores participantes en el proceso. Realizar un Tender bien estructurado es esencial para poder seleccionar el Operador adecuado y asegurarnos de que la externalización de la actividad logística, más allá de la conversión de costes fijos en variables, sea la opción óptima y se justifique la externalización del servicio. Para ello, hay que realizar un análisis detallado de costes que incluya, no solo los costes directos de la externalización, sino también los costes de operación interna, como la inversión en infraestructura, personal y tecnología, considerando la eficiencia, la flexibilidad y la capacidad de respuesta de ambas opciones. Esto ayudará a tomar una decisión plenamente fundamentada, con una visión clara de los pros y contras de cada enfoque y que permita tomar, de forma informada, una decisión estratégica para el futuro que beneficie a la compañía a largo plazo.