Project Management, el eslabón final de los análisis de mejora

Tras la finalización de un estudio de soluciones logísticas para una compañía, llega el momento de la implantación de esas soluciones, que pueden ir desde sencillos proyectos de reingeniería o la mera sustitución de equipos obsoletos, hasta la construcción de una nueva nave y la implantación dentro de la misma de todos los equipamientos necesarios en la nueva operativa.

       
El abanico de posibilidades es tan amplio como el de las propias soluciones y, en cualquier caso, nos enfrentaremos a una multivariedad de trabajos, altamente exigentes tanto en conocimientos técnicos como en recursos materiales y personales, que han hecho que, hoy en día, la práctica totalidad de las empresas recurran a la externalización de los servicios para la implantación de soluciones logísticas.

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Se trata, en definitiva, de disponer de los servicios de "Project Management", mediante el cual un especialista se encarga no sólo de confeccionar los diferentes estudios de detalle necesarios o las especificaciones técnicas precisas o de ayudar en la fase de análisis del software, sino de gestionar, de acuerdo con el cliente, cada uno de los trabajos y tareas necesarios para el buen fin del proyecto, incluyendo gestión de compras, persecución de pedidos y seguimiento de la implantación, pudiendo configurar lo que se puede considerar un verdadero "llave en mano" de la instalación.

El Project Management supone la gestión de la totalidad de los trabajos a realizar en la implantación definitiva de una instalación, y está integrado por las siguientes fases principales:

·      El proyecto de detalle de las instalaciones del proyecto, los diferentes equipamientos y el software de gestión y control.

·      La gestión de compras y persecución de pedidos.

·      La implantación e instalación, el arranque y la puesta a punto.

Fases que, a su vez, se desarrollan en muchas otras actuaciones que, de modo esquemático, se describen en el gráfico siguiente:

El Proyecto de detalle consta de varios trabajos que, además, pueden ir ligados entre sí:

·      Especificaciones técnicas.

·      Cuadernos de cargas.

·      Planos detallados.

·      Análisis del software necesario.

Por especificaciones técnicas, o cuaderno de cargas, se entiende aquella descripción donde se realiza una exposición técnica y detallada del equipo, aportándose todas y cada una de las características que deben cumplir los equipamientos. Serán necesarios, a priori, los referidos a estanterías; muelles de carga y elementos accesorios; enfilmadoras, etiquetadoras y paletizadoras; carretillas; recogepedidos y hardware y software del sistema, entre otros.

Los planos detallados tienen en consideración todos los matices necesarios, tanto para la implantación como para la fabricación de algún equipamiento específico, así como la relación de maquinaria a implantar o, en su caso, las piezas y/o conjuntos de que se compone el equipo.

El proyecto detallado incluye, además, aquellos estudios específicos de las zonas y equipos que los requieran. Serán necesarios de modo habitual los de:

• Mapa del almacén, con la determinación de la ubicación adecuada para cada una de las referencias según el nivel ABC de movimientos y volumetría de cada una de ellas.
• Estudio de detalle de organización y distribución para el empaquetado, enfilmado, etc.
• Estudio de la zona de preparación de pedidos.
• Estudio de detalle del personal necesario.
• Estudio de detalle de señalizaciones y recubrimientos.
• Estudio de detalle de cableados.

En el caso del equipamiento específico, lo razonable es recurrir normalmente a equipos ya probados y experimentados, salvo que, por circunstancias muy específicas, sea preciso, o al menos conveniente, el desarrollo y prueba de un nuevo diseño.

La gestión de compras (contratación de obras y adquisición de los equipos) comprende, en una primera fase las siguientes actuaciones:

• La elección y determinación de los posibles suministradores en función de las soluciones a implantar y de las particularidades de la empresa.
• La petición de ofertas partiendo de las especificaciones técnicas, ajustándose al planning previsto.
• La comparación de ofertas realizada en función de diferentes variables ponderadas, obteniendo el suministrador idóneo para la operación a realizar.
• Redacción de un informe final de la comparativa con las ofertas recibidas, un cuadro comparativo de precios, plazo, condiciones, etc. y la recomendación final del gestor del proyecto.

Y en una fase posterior, tras la elección de equipos y proveedores:

• La realización de los pedidos correspondientes y la persecución o activación del equipamiento para respetar el plazo de entrega o, en su caso, para determinar las medidas correctoras necesarias.
• Igualmente controlará, cuando sea necesario, en los talleres de los suministradores o en las propias oficinas, la personalización de los programas informáticos, el cumplimiento de las especificaciones y planos, calidad de ejecución y avance de fabricación de los equipos.
• El transporte y la entrega del equipo logístico, así como la puesta a punto o arranque del software previsto.