Cuadro de mandos logístico: El control del almacén en la palma de tu mano.

Si hay una forma de obtener un grado preciso de control de la logística interna y externa de una compañía, esta es mediante la elaboración de un Cuadro de Mandos.

Los cuadros de mandos para almacén y para transporte son una herramienta de gestión, tal y como recoge la norma UNE 66175:2003 relativa a indicadores y cuadros de mando, que las define como herramientas indispensables para la dirección una organización, un equipo o un proceso y para alcanzar los objetivos previos establecidos.

Los indicadores son el conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso o de una actividad, mientras que el cuadro de mando es la herramienta de gestión que, recogiendo un conjunto coherente de indicadores, permite proporcionar a la dirección y a los diferentes responsables de la empresa, una visión comprensible de sus áreas de responsabilidad, de forma que les facilite la toma de decisiones.

La información aportada por el Cuadro de Mando permitirá también -siguiendo la misma norma- enfocar y alinear los equipos directivos, las diferentes unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias propias de la organización.

 Al objeto de que resulte de la mayor utilidad posible, el cuadro de mando debe contener aquellos indicadores fundamentales para la compañía, asociados a objetivos y estrategias corporativas, presentándolos además de una forma sencilla, clara y flexible.

Esta, de hecho, es una de las claves a la hora de confeccionar dicho Cuadro, dado que se debe presentar exclusivamente aquella información que resulte necesaria para cada perfil de usuario. Un exceso de información en el mismo sería contraproducente y además restaría eficacia a esta herramienta de gestión.

Los indicadores deben por tanto ser manejables, fiables y representativos de la actividad que van a medir; deben además permitir obtener resultados cuantificables y ser comparables a lo largo del tiempo y en cierta medida con el resto de indicadores.

Es importante seleccionar bien los indicadores buscando la rentabilidad de estos, es decir, que la información que sea preciso recabar justifique el esfuerzo que se invierte en su obtención, proporcionando un dato verdaderamente relevante para los intereses de la compañía. En relación con esto, deben definirse con claridad los responsables de la obtención de la información y la periodicidad de la misma.

Los Cuadros de Mando por su parte deben ofrecer, como ya se ha dicho, sólo la información imprescindible, con un número reducido de indicadores, destacando los aspectos más relevantes y simplificando su presentación y visualización a través de pantallas que incluyan gráficos o tablas que permitan tener información práctica casi con un solo vistazo. Además, se debe buscar una cierta homogeneidad que permita comparar resultados de diferentes áreas o secciones de la compañía.

La confección de un Cuadro de Mando se lleva a cabo en dos fases:

• La primera, mediante la preceptiva toma de datos, análisis funcional y posterior elaboración de las especificaciones del Cuadro.

• Y la segunda, mediante el diseño de las diferentes pantallas de usuarios en relación con la interfaz gráfica, mediante herramientas de programación y diseño como el Power BI y con integración en el ERP de la empresa.

Una buena toma de datos previa y un análisis profundo de elementos tales como la estructura de pedidos, en el caso de intralogística, o de las rutas en el caso de la logística de transporte, es imprescindible para alcanzar un punto óptimo de control a través del mencionado cuadro de mando en las diferentes facetas de la gestión de un almacén.

Es necesario también involucrar al personal de la compañía en el proceso, escuchando aquellos indicadores que para ellos resultarían de mayor utilidad. Se trata de que el cuadro de mandos facilite la toma de decisiones, por lo tanto, la información que puedan aportar los diferentes responsables y el personal al cargo de determinadas tareas puede ser fundamental.

Las razones que pueden llevar a la confección o rediseño de un cuadro de mandos son numerosas y de diferente naturaleza, pero entre ellas se encuentran determinadas problemáticas que suelen ser comunes, aun tratándose de empresas de muy diferentes sectores, y que tienen siempre que ver con un insuficiente control de las instalaciones logísticas y del transporte, entre ellas las siguientes:

• Existe un cierto desconocimiento por parte de los máximos responsables de la compañía de lo que sucede en determinados procesos o secciones.

• El jefe de almacén dispone de escasa información de la instalación y por tanto tiene un deficiente control de la misma, así como escasos recursos para la gestión diaria eficaz del personal.

• No hay un control suficiente de las rutas de transporte, a pesar de que en ocasiones incluso se disponga en la empresa de un programa de optimización de rutas y de GPS en los vehículos.

• Ocasionalmente puede existir un exceso de información, algo tan contraproducente como la ausencia de la misma, dado que no permite a los usuarios tener una visión rápida, clara y sencilla de conjunto.

• No están correctamente definidos algunos de los diferentes indicadores de rendimiento o KPI (Key Performance Indicator), por lo tanto, la información proporcionada no coincide íntegramente con la verdaderamente relevante.

• El sistema informático carece de la posibilidad de búsquedas y filtros cruzados, que doten de flexibilidad al instrumento de control disponible en la empresa.

• Las herramientas de control de la compañía no disponen de un sistema de ponderación y/o baremación, al efecto de poder evaluar la productividad de los diferentes trabajadores.

La secuencia de tareas a realizar para la confección de un cuadro de mandos tanto para lo relativo a la gestión de intralogística del almacén como para la gestión del transporte con las diferentes rutas de reparto se puede sintetizar en los siguientes puntos:

• Identificar los factores críticos de éxito o CSF (Critical Success Factors) que, en cualquier empresa, son un número limitado de áreas en las que los resultados, si son satisfactorios, garantizan un gran rendimiento y el éxito de la organización. Son áreas principales donde las cosas deben ir necesariamente bien para que el negocio crezca. Por el contrario, si los resultados en dichas áreas no son adecuados, los objetivos de gestión no podrán ser alcanzados. En definitiva, se trata de aquellas áreas de actividad de la empresa a las que queremos dotar de una atención especial y permanente por parte de los responsables de la misma.

• Analizar y determinar los diferentes indicadores que deben ser considerados en cada uno de los Cuadros de Mando al objeto de poder determinar objetivos de la compañía; conocer el estado real de la empresa en lo relativo a la logística en cada momento; evaluar el rendimiento y costes del proceso y determinar cumplimientos de plazos.

• Seleccionar únicamente los indicadores que sean estrictamente necesarios para una ágil toma de decisiones.

• Incorporar en los cuadros una enumeración de labores y considerar la posibilidad de consulta de tareas tanto por horas, días como cualquier otra unidad temporal que precise el jefe de almacén o los responsables de la empresa.

• Diseñar procedimientos que permitan la baremación y ponderación de las tareas de los diferentes trabajadores, al objeto de poder evaluar con objetividad la productividad individual.

• En la misma línea, incorporar mecanismos que permitan la evaluación de errores o las gestiones de alcance indirecto, que en ocasiones se producen, por ejemplo, la captación de clientes por transportistas fuera del circuito del departamento comercial.

• Por último, dichos cuadros se deben elaborar bajo un principio de flexibilidad que permita su actualización y modificación en el tiempo.