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La elección de un Operador. Tender logístico

18 de enero de 2024

Externalizar la logística de una empresa a través de un Operador Logístico, es una decisión estratégica que puede aportar un beneficio significativo a la compañía que lo realiza. Sin embargo, el éxito de esta transición dependerá en gran medida de la correcta ejecución del proceso de elección del Operador Logístico, que debe efectuarse mediante un proceso ordenado y sistematizado de selección entre los diferentes proveedores existentes, mediante lo que se denomina “Tender Logístico”.


Entre las grandes ventajas de la externalización de los servicios logísticos, figura la transformación de costes fijos en gastos variables, lo que redunda en un incremento de la flexibilidad operativa pudiendo añadir nuevos servicios según necesidades, y el aprovechamiento de las infraestructuras, la especialización y la capacidad de innovación de los grandes Operadores, que a su vez pueden mejorar, tanto nuestra capacidad de servicio como la imagen de la empresa.


Pero lo que puede convertirse en un gran acierto, también puede convertirse en un clamoroso fracaso, si el proceso de externalización no se hace conforme a unas determinadas pautas, como las que expondremos a continuación. Y conviene recordar que, dado los necesarios periodos de amortización de las inversiones de los Operadores, estos procesos se licitan y contratan para periodos relativamente prolongados en el tiempo, lo que nos puede situar en un escenario de padecimiento de importantes problemas no deseados de entre tres y cinco años.


Por tanto, para asegurarnos de tomar la decisión correcta, es esencial realizar nuestro Tender o concurso logístico de la manera más efectiva posible.


Antes de lanzar el Tender, es fundamental definir claramente las necesidades logísticas de la empresa. Esto incluye determinar el volumen de palets o bultos de recepción que se manejarán, si hay que paletizar los bultos, el número de pedidos y líneas a preparar, el número de expediciones, la localización de las entregas y cualquier otro requerimiento específico del negocio de la compañía, tanto de intralogística como de transporte.


Es importante señalar que cuanto más precisa sea la información que proporcionemos, más eficaz será el proceso de licitación. Para ello habrá que disponer también de un análisis de costes internos que nos permita tener una base sólida para la comparación, dado que podría ocurrir que la opción más adecuada para la empresa fuera no externalizar y permanecer realizando las labores de logística interna con recursos propios.


Para hacernos una idea de la complejidad del proceso, un documento básico de Tender Logístico, como los elaborados por Dimensia, contiene unas 40 páginas, además de los correspondientes anexos, con inclusión de archivos para ser completados por la empresa, con más de 150 ítems cuantitativos y cualitativos sobre los que debemos pedir información a los diversos Operadores participantes en el proceso.


Realizar un Tender bien estructurado es esencial para poder seleccionar el Operador adecuado y asegurarnos de que la externalización de la actividad logística, más allá de la conversión de costes fijos en variables, sea la opción óptima y se justifique la externalización del servicio.


Para ello, hay que realizar un análisis detallado de costes que incluya, no solo los costes directos de la externalización, sino también los costes de operación interna, como la inversión en infraestructura, personal y tecnología, considerando la eficiencia, la flexibilidad y la capacidad de respuesta de ambas opciones.


Esto ayudará a tomar una decisión plenamente fundamentada, con una visión clara de los pros y contras de cada enfoque y que permita tomar, de forma informada, una decisión estratégica para el futuro que beneficie a la compañía a largo plazo.

Obviamente los costes son un factor determinante, pero no hay que olvidar otros igualmente importantes. Dado que vamos a poner en manos de un tercero la cara visible de nuestra compañía ante los clientes, dejando que realicen la manipulación y entrega de nuestros productos, debemos extremar las precauciones y poner todos los filtros de seguridad necesarios durante la evaluación de proveedores. Por ello, es importante realizar una ponderación de las diferentes variables a considerar, tal y como veremos más adelante.


La realización del Tender de elección de un Operador Logístico seguirá una metodología fundamentada en los siguientes pasos:

 

1.        Preselección de Operadores Logísticos.


2.        Conformación del Pliego de Condiciones del servicio.


3.        Licitación y selección del proveedor óptimo.

La fase de Preselección de Operadores LOGÍSTICOS también es llamada fase RFI (Request for Information), es decir, una etapa de recopilación de información de los posibles proveedores que puedan realizar el servicio previsto por la empresa.


En esta fase, informaremos a los posibles proveedores de nuestro Tender y recopilaremos información sobre ellos que nos permita tener una primera impresión acerca de si van a poder realizar el servicio conforme a nuestras especificaciones.


Sabremos así si disponen de los medios e instalaciones necesarios, así como de los sistemas de información y calidad imprescindibles para cumplir nuestros requisitos. También recopilaremos información sobre sus referencias tanto generales como particulares del sector en el que nos encontremos.


Esta fase nos servirá para una primera selección, descartando a aquellos proveedores que tengamos claro no van a ser capaces de cumplir los requisitos establecidos con los estándares de calidad y servicio que pretendemos obtener.


Para esta fase de preselección, contactaremos con los proveedores, a los que enviaremos una descripción sucinta de las necesidades y plazos aproximados de nuestra oferta, para constatar el interés de cada uno de ellos en el proyecto. Tras recibir sus respuestas, se elaborará una ficha de cada uno de los Operadores con toda la información disponible, para preseleccionar un número razonable de posibles operadores -en torno a seis- a los que solicitar oferta.


En la segunda fase, es decir la de Conformación del Pliego de Condiciones del servicio, se elabora el documento donde se incluye toda la información del servicio a prestar.


Es imprescindible una redacción lo más minuciosa posible, al efecto de que los diferentes proveedores puedan ofertar con pleno conocimiento de las condiciones exigidas y así poder afinar al máximo su oferta técnica y económica.


Además, olvidar determinados conceptos suele provocar que “casualmente” esas excepciones acaben siendo los ítems con un mayor coste proporcional a la hora de renegociarlos tras la firma del contrato. Es imprescindible dejar claro asuntos tales como las urgencias, roturas o inventarios, etc.; asimismo debemos considerar cambios en los precios posibles por incrementos o decrementos del volumen manejado o los horarios, tanto en laborables como festivos, especialmente en el caso de una elevada venta de productos on-line. Nada debe olvidarse en esta etapa; lo que no figure en el pliego, sin duda nos ocasionará graves problemas desde el momento mismo de la puesta en marcha de la nueva operativa externalizada.

 

El pliego de condiciones debe tener la siguiente estructura general:

 

        Descripción del sistema logístico, con requisitos y tareas de la empresa.

        Estructura y contenidos exigidos a la oferta de los proveedores.

        Requerimientos contractuales y condiciones de presentación de la oferta.

 

En la descripción del sistema logístico, incluiremos toda la información técnica y los requerimientos para que el Operador Logístico pueda confeccionar técnica y económicamente su oferta según los requisitos y tareas exigidos, tipología de los productos; volumen medio de movimientos, estructura general de los pedidos, etiquetaje de los productos, estacionalidad, capacidad mínima de servicio, stock a almacenar y un largo etcétera.


En cuanto a la Estructura y contenidos exigidos a la oferta de los proveedores, se trata de solicitar la documentación administrativa y técnica que debe presentar el Operador y que, a la vez, todas las ofertas tengan la misma estructura para su mejor y más sencilla evaluación posterior, datos generales del Operador, referencias, certificaciones de calidad, recursos, personal, experiencia, requerimientos especiales, etc.


Y en relación con los Requerimientos contractuales y condiciones de presentación de la oferta, detallaremos las condiciones de contratación que queramos establecer en los siguientes apartados: Forma de pago, Régimen de control y auditoría, Fecha de inicio y duración del contrato, Rescisión del contrato, Confidencialidad, etc.


En cuanto a las condiciones de presentación de la oferta, se debe establecer una fecha límite de presentación, lugar y forma de la misma, datos de la empresa y persona de contacto.

Y por último, la tercera fase de Licitación y selección del proveedor óptimo, también llamada fase RFQ (Request for Quotation) donde, con toda la información ya enviada, pediremos a los diferentes proveedores preseleccionados su oferta técnica y económica, conforme a nuestros requerimientos.


En el proceso de toma de decisiones empleará alguna de las diferentes metodologías existentes que permitan la evaluación más objetiva posible de todas y cada una de las ofertas presentadas. La metodología, en cualquier caso, incluirá un primer análisis subjetivo de determinados aspectos que se hayan podido observar durante todo el proceso de licitación y un análisis de carácter técnico-económico que incluye una categorización y baremación de las diferentes variables analizadas.


El esquema básico de evaluación comprende una tabla inicial en el que se establece un sistema de puntuación según la valoración que se otorgue a las diferentes variables en estudio. Tras eso, se realiza el análisis mediante diferentes matrices de toma de decisión que tendrán distintos factores de ponderación según el nivel de importancia que queramos otorgar a cada una de ellas.

A continuación, se muestra un ejemplo de matriz de decisión a la que hemos asignado un factor de ponderación 0,3, es decir, un 30% del valor total.

Con todo esto procederemos a seleccionar el Operador Logístico de características óptimas para nuestra compañía.


En definitiva, se trata de realizar un proceso riguroso, ordenado y detallado de licitación en el que conviene no dejarnos ningún cabo suelto o partes de la operativa sin definir y sin establecer su tarifa, dado que después podrían provocarnos serios disgustos e inconvenientes en el funcionamiento diario. Pudiera ser recomendable que, en todo este proceso, la empresa sea asesorada por consultores externos expertos que le permitan, por un lado, liberarse de la carga adicional de trabajo que un tender puede suponer en la operativa diaria y, por otro, tomar distancia en el proceso de selección con una perspectiva más abierta y sin condicionantes previos. La fórmula de cotización para la consultora en estos casos se establece mediante un porcentaje de la facturación prevista por el Operador.


En cualquier caso, el Tender se puede abordar de forma interna o externa, aunque lo más recomendable es realizarlo de forma mixta, dado que nadie mejor que la propia empresa conoce el proceso interno y, a la vez, un consultor externo aportará su expertise en el procedimiento del Tender y el conocimiento de los actores implicados en la licitación.


En el gráfico inferior hemos querido ofrecer una representación conceptual de lo que denominamos “curva de éxito” en la elección de un Operador Logístico, la cual consigue su punto óptimo cuando al conocimiento propio de la compañía del proceso y volumen del proyecto, sumamos un intervalo de colaboración con un externo, que aporte experiencia y un elevado y cualificado grado de análisis, tanto cualitativo como cuantitativo.

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