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Mejora de productividad en almacenes mediante incentivos

Alvaro Pina Muñoz • 4 de abril de 2023

En esta nueva entrada del blog vamos a hablar de uno de los temas sobre el que nos consultan con frecuencia nuestros clientes; nos referimos al de productividad en almacenes y sobre las posibilidades de incrementarla mediante incentivos de diferentes tipos a nuestros empleados.


Hay muchas formas de intentar obtener un incremento de productividad en nuestro almacén, desde el propio diseño del layout, hasta la metodología de trabajo en la preparación de pedidos, pasando por la implantación de herramientas optimizadas de control o automatización; pero, como decíamos arriba, hoy nos centraremos en las que tienen que ver con los programas de incentivos para la plantilla.


La productividad establece una relación entre la producción alcanzada y los recursos empleados, y se puede medir en unidades físicas o económicas, es decir, que podremos hablar de las unidades producidas por trabajador, por máquina o por planta o, si atendemos el precio final de esas unidades, hablaremos del valor de la productividad.


Así pues, la fórmula que define la productividad con carácter general sería:


Productividad = (Bienes producidos) / (Recursos empleados)


Aunque es cierto que asociamos intuitivamente productividad con producción y fabricación, lo cierto es que es igualmente factible hablar de productividad en el almacén, dado que, utilizando un símil muy visual, en un almacén se “producen” o “fabrican” pedidos para los clientes y por lo tanto podremos medir esa productividad.


Así pues, podemos tener una medida fiable de productividad en logística, estableciendo un periodo de tiempo determinado y dividiendo -según la fórmula anterior- el número de pedidos (o líneas o unidades) enviados en ese periodo, entre los costes de los recursos empleados para enviarlos.


Ciertamente, por pura matemática, una de las formas de mejorar la productividad es reduciendo el denominador, es decir, disminuyendo los recursos empleados, especialmente el personal. Aunque, en general, esta fórmula de mejora está casi agotada dada la presión que por parte de los gestores se ha ido ejerciendo sobre este input, así que la mejora de la productividad pasaría más bien por incrementar el numerador, es decir la parte correspondiente a la eficiencia operativa o el número de unidades producidas por cada trabajador en un tiempo determinado.


La clave para producir un incremento de esta eficiencia sin duda tiene que ver con la mejora de los procesos, lo cual suele hacerse con ayuda de empresas como Dimensia, pero también con fijar objetivos de “producción” de pedidos asociados a incentivos.

Las claves para un buen diseño de incentivos a los trabajadores se sitúan en torno a dos grandes bloques conceptuales, que son los siguientes:


  • El establecimiento de objetivos de productividad razonables, justos y alcanzables. De nada sirve arrancar un programa de incentivos en los que los trabajadores deduzcan de antemano que los objetivos exigidos para conseguir un determinado incentivo no son viables en la práctica o que, siendo viables, supongan una carga de trabajo completamente desproporcionada.


  • La configuración de un sistema de control eficaz para los responsables. Mediante un cuadro de mando que permita, por un lado, una lectura y comprobación sencilla del cumplimiento de objetivos diaria y, por otro, el feedback o retroalimentación del sistema a los trabajadores con mensajes positivos cuando proceda o enviando sugerencias de mejora que permitan aumentar la motivación de estos. También el sistema de control nos permitirá identificar problemas que puedan estar impidiendo la consecución de objetivos.


En cuanto a los propios incentivos, estos pueden ser de naturaleza muy variada. Una lista con algunos de los más habituales se expone a continuación:


  • Incrementos monetarios directos en la remuneración de los trabajadores.


  • Flexibilidad en el horario de aquellas personas que cumplan los objetivos predeterminados.


  • Tiempo libre remunerado para los empleados cumplidores, financiando programas vacacionales de trabajadores y familiares.

En relación con el control de la consecución de objetivos y por tanto de la obtención de los incentivos por parte del trabajador, la mejor opción es disponer de un Cuadro de Mando en el que los diferentes responsables puedan realizar un seguimiento continuo de cada uno de los integrantes de la plantilla. Estos Cuadros de Mando, deben contener una enumeración de labores y permitir la posibilidad de consulta de tareas tanto por horas, días como por cualquier otra unidad temporal que se determine.


Es imprescindible elegir muy bien los parámetros que nos han de servir como evaluadores del rendimiento que, evidentemente, deberán estarán en consonancia con los diferentes KPI seleccionados por la compañía y los objetivos previstos y, en cualquier caso, seleccionar únicamente los indicadores que sean estrictamente necesarios para la evaluación del rendimiento. Un exceso de información innecesaria es perjudicial para el control.


Uno de los aspectos más complejos a la hora de elaborar un programa de aplicación de incentivos es la baremación y ponderación de las tareas de los diferentes trabajadores, dado que es lo que nos permitirá una evaluación objetiva de la productividad de cada uno de ellos.


Habremos de dedicar un tiempo importante a definir las diferentes tareas dentro de la empresa y los porcentajes de cada una de estas labores que se aplican a cada trabajador, dado que, en muchos casos, los empleados de nuestro almacén realizarán diferentes trabajos a lo largo del día, que irán desde las labores de recepción a las puramente administrativas, pasando por las de recogida de pedidos o incluso de limpieza y mantenimiento.


No menos tiempo habremos de dedicar a la ponderación objetiva de cada uno de esos trabajos, que pueden suponer esfuerzos enormemente distintos, aunque los parámetros de medición de su productividad sean los mismos. Por ejemplo, un trabajador en recepción medirá su labor en líneas, unidades o cajas recibidas por hora; al igual que un empleado en labores de picking. Sin embargo, habremos de ponderar el valor de estos parámetros de medición, dado que recoger 100 unidades de 20 productos diferentes en preparación de pedidos no conlleva el mismo tiempo o esfuerzo que recepcionarlos desde un camión.


A partir de aquí, estableceremos un cuadro de baremación que definirá los incentivos. Por otro lado, decidir los baremos aplicables a un trabajador que dedica un 80% de su tiempo a labores de picking y un 20% a labores de limpieza, frente a uno que tiene un porcentaje de tareas inverso no es tarea sencilla, pero de su confección precisa dependerá la percepción de los trabajadores del grado de “justicia” del sistema de incentivos y por tanto de su implicación en la mejora de la productividad.


Por último, deberemos tener en consideración que el Cuadro nos brinde la posibilidad de evaluar tanto los errores de los trabajadores, que penalizarían su productividad, como de tener en cuenta posibles acciones no relacionadas con el perfil del puesto pero que aporten valor a la empresa, tales como la captación de nuevos clientes por empleados que no pertenezcan al departamento comercial.

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